L’actual pandèmia de Covid-19 ha tingut un efecte radical a la indústria del sector d’esdeveniments a tot Europa. Segons les pautes de salut local a cada país, les condicions canvien gairebé setmanalment i per a la nostra indústria és molt difícil arribar a un consens de com avançar en els esdeveniments presencials de gran format. Actualment tenim l’oportunitat de demostrar que podem produir presentacions segures, les reunions de petit format i esdeveniments híbrids ens ofereixen aquesta alternativa.
Reduir la capacitat d’assistents sobre la base de les condicions actuals, per a aquells que puguin assistir en persona i completar-los amb una experiència virtual per als altres. D’aquesta manera podrem tornar a arrencar amb esdeveniments que compleixin els objectius dels nostres clients. Des de Saez DeCom ens agradaria compartir la nostra experiència i consells perquè les reunions o els esdeveniments híbrids mantinguin l’esperit dels esdeveniments de sempre, amb la màxima seguretat per als assistents i ponents.
En el disseny d’esdeveniments híbrids, cal tenir en compte que treballem amb dos tipus de públic: els presencials i els virtuals. Els elements de decoració, il·luminació i fins i tot l’àudio poden condicionar l’experiència dels assistents virtuals. Depenent de l’opció en moblar escenaris com, per exemple, amb butaques amples i individuals o tipus banc, podem apropar més els dos públics buscant ambients de proximitat, sempre mantenint les distàncies de seguretat. Els assistents virtuals hauran de tenir eines remotes com ara mòbils i tauletes per interactuar amb els presencials.
Dissenyarem l´escenari com un plató de televisió, en lloc d´altres formats clàssics. Amb elements senzills com a vegetació, divisors d’espais i cortinatges, creant atmosferes acollidores, encara que els assistents estiguin separats. Eliminarem faristols i micròfons comuns per seguretat ia cada descans netejarem les zones de contacte comunes entre ponents.
Per als nostres assistents proposem espais amplis amb pantalles ben visibles limitant aglomeracions d’entrada i sortida a sala. Integrar funcions de xat a través de la retransmissió en directe i posteriorment distribuir la transmissió o facilitar-ne l’accés per promoure la interacció entre els dos tipus d’assistents. Als coffe breack o descansos hem de facilitar sales àmplies, amb moltes taules i cadascuna amb recordatoris de les mesures de seguretat. En aquests esdeveniments híbrids ampliarem els punts de recollida de cafès o begudes i repartirem per tota la sala expenedors de gel hidroalcohòlic degudament senyalitzats. Sempre podem aprofitar aquests punts dinformació per introduir missatges del client.
Volem estar al vostre costat, per tornar a reiniciar els esdeveniments de manera segura, la salut dels assistents i el nostre staff sempre ha de ser la nostra prioritat.
